کنترل مدارک، بدون پوشههای «نسخه نهایی ۳»
سنجم هر مدرک سیستم کیفیت را از پیشنویس تا ابطال ردیابی میکند: نسخه معتبر همیشه یکی است و هر تغییر، تأییدکننده و تاریخ دارد.
فهرست اصلی مدارک
مدارک معتبر
۱٬۲۴۸
در انتظار تصویب
۱۷
بازنگری عقبافتاده
۳
| کد مدرک | عنوان |
|---|---|
| QP-07-01 | روش اجرایی کنترل مدارک |
| WI-12-08 | دستورالعمل کالیبراسیون |
| FR-03-15 | فرم درخواست تغییر |
| QP-04-02 | روش اجرایی خرید |
وضعیت رایج امروز
در بیشتر سازمانها مدارک کیفیت در سه جا همزمان زندگی میکنند: سرور اشتراکی، ایمیل و کشوی میز سرپرست خط.
- اپراتور با دستورالعمل منسوخ کار میکند چون نسخه جدید فقط ایمیل شده است.
- هیچکس مطمئن نیست آخرین بازنگری کدام است و چه کسی آن را تصویب کرده.
- فهرست مدارک با اکسل نگهداری میشود و همیشه یک قدم از واقعیت عقب است.
- ممیز درخواست شواهد ابلاغ میکند و پاسخ، جستوجو در آرشیو ایمیل است.
یک نسخه معتبر، همیشه در دسترس درستترین آدم
سنجم مدرک را به یک موجودیت زنده تبدیل میکند: صاحب مشخص، چرخه تأیید مشخص، مخاطب مشخص و تاریخ بازنگری بعدی.
گردش تصویب چندمرحلهای
مسیر تدوین، بررسی فنی، تأیید مدیر کیفیت و تصویب نهایی با امضای الکترونیکی و مهلت پاسخ.
کنترل نسخه و تاریخچه
هر بازنگری نسخه جدید میسازد، نسخه قبلی بهصورت خودکار منسوخ و بایگانی میشود.
ماتریس توزیع
تعیین دسترسی بر اساس واحد، سمت و فرایند؛ هر کاربر فقط مدارک مرتبط با خودش را میبیند.
تأیید مطالعه
ابلاغ مدرک با درخواست تأیید مطالعه، همراه گزارش نفراتی که هنوز تأیید نکردهاند.
یادآور بازنگری دورهای
تاریخ بازنگری بعدی روی هر مدرک؛ سنجم پیش از سررسید به صاحب مدرک اطلاع میدهد.
فهرست اصلی مدارک
Master List همیشه بهروز، قابل فیلتر بر اساس فرایند، نوع مدرک و وضعیت، خروجی اکسل و PDF.
چرخه عمر یک مدرک در سنجم
- ۱
درخواست
درخواست تدوین یا تغییر با ذکر دلیل و فرایند مرتبط ثبت میشود.
- ۲
تدوین
صاحب مدرک پیشنویس را بارگذاری و مخاطبان هدف را مشخص میکند.
- ۳
بررسی و تصویب
تأییدکنندگان بهترتیب نظر میدهند؛ رد شدن، مدرک را با یادداشت برمیگرداند.
- ۴
ابلاغ
نسخه معتبر منتشر و به مخاطبان ابلاغ میشود، نسخه قبلی منسوخ میگردد.
- ۵
بازنگری
در سررسید دورهای یا با هر تغییر فرایند، چرخه دوباره آغاز میشود.
چه چیزی واقعاً تغییر میکند
- ۰۱حذف کار با مدرک منسوخ
- دسترسی تنها به نسخه معتبر، ریسک خطای اجرایی ناشی از دستورالعمل قدیمی را از بین میبرد.
- ۰۲شواهد آماده ممیزی
- تاریخچه تصویب و ابلاغ هر مدرک در دو کلیک قابل ارائه است، بدون بازسازی سوابق.
- ۰۳کاهش بار اداری واحد کیفیت
- شمارهگذاری، بایگانی و پیگیری تأییدها خودکار میشود.
بندهای مرتبط ISO 9001:2015
این ماژول شواهد لازم برای بندهای زیر را تولید و نگهداری میکند.
- بند ۷٫۵٫۲ایجاد و بهروزرسانی اطلاعات مدونشناسایی، قالب و بازنگری و تصویب مدارک بهصورت سیستمی تضمین میشود.
- بند ۷٫۵٫۳کنترل اطلاعات مدوندر دسترس بودن، حفاظت، کنترل تغییر، نگهداری و امحا در بستر سامانه اعمال میشود.
- بند ۸٫۵٫۶کنترل تغییراتهر تغییر مدرک به دلیل، تأییدکننده و اقدامات لازم گره میخورد.
ماژولهای مرتبط
کنترل مدارک را روی داده خودتان ببینید
در جلسه دمو، این ماژول را با نمونهای از فرایند واقعی سازمان شما پیکربندی میکنیم تا تفاوت را در عمل ببینید.
پاسخگویی ظرف یک روز کاری · بدون تعهد خرید